Як визначити, якої тривалості щорічну відпустку працівник вже заробив? Коли та на яку тривалість щорічної відпустки має право новоприйнятий працівник? Також розглянемо порядок надання відпусток як певний покроковий алгоритм, зупинившись детально на кожному з цих кроків.

Щорічна відпустка та її види

Статтею 25 Конституції України передбачено право на оплачувану щорічну відпустку.

Відповідно до ч. 1 ст. 2 Закону України «Про відпустки» (далі — Закон про відпустки), право на відпустку мають громадяни, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами незалежно від виду та галузевої приналежності та фізособами-підприємцями.

Відразу зазначимо, що колективним договором, угодою та трудовим договором можуть встановлюватися також інші види щорічних відпусток, окрім зазначених у ст. 4 Закону про відпустки.

Щорічні відпустки бувають таких видів:

1) основна відпустка;

2) додаткова відпустка за роботу зі шкідливими умовами праці;

3) додаткова відпустка за особливий характер праці;

4) інші додаткові відпустки передбачені чинним законодавством.

Відпускний стаж

Щорічна основна відпустка має надаватися за певний період часу перебування в трудових відносинах, а кількість днів такої відпустки необхідно «заробити».

Відразу зауважимо, що до відпускного стажу не зараховується час:

• час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
  
  
• відпустка без збереження зарплати для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, а якщо дитині встановлено категорію «дитина з інвалідністю підгрупи «А» — до досягнення дитиною вісімнадцятирічного віку;
  
  
• дні прогулу або відсторонення працівника від роботи через його провину;
  
  
• дні відпусток без збереження заробітної плати, понад встановлену кількість зазначену ст. 25 та ст. 26 Закону про відпустки.

Зараховується до відпускного стажу:

• час фактичної роботи (у тому числі на умовах неповного робочого часу) протягом робочого року, за який надається відпустка;
  
  
• час, коли працівник фактично не працював, але за ним, згідно з законодавством, зберігалися місце роботи (посада) та заробітна плата повністю або частково (у тому числі — час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу) (час збереження середнього заробітку та місяця роботи відповідно до ст. 119 КЗпП);
  
  
• час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому виплачувалася допомога щодо державного соцстрахування (перебування у відпустці по вагітності та пологах);
  
  
• час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася заробітна плата у порядку, визначеному ст. 25 і 26 Закону про відпустки;
  
  
• час навчання з відривом від виробництва тривалістю менше 10 місяців на денних відділеннях професійно-технічних навчальних закладів;
  
  
• час навчання новим професіям (спеціальностям) осіб, звільнених у зв’язку із змінами у організації виробництва та праці, у тому числі з ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників.

До стажу роботи, що дає право на щорічні додаткові відпустки зараховується:

• час фактичної роботи із шкідливими, важкими умовами або з особливим характером праці, якщо працівник зайнятий у цих умовах не менше половини тривалості робочого дня, встановленої для працівників;
  
  
• час щорічних основної та додаткових відпусток за роботу із шкідливими, важкими умовами і за особливий характер праці;
  
  
• час роботи вагітних жінок, переведених на підставі медичного висновку на легшу роботу, на якій вони не зазнають впливу несприятливих виробничих факторів.

Зверніть увагу на працівників, яких переведено з підприємства на підприємство. Такі працівники можуть скористатися нормою п. 16 ст. 25 Закону про відпустки для реалізації свого права на відпочинок. Працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи щорічні основну та додаткові відпустки повністю або частково і одержали за них грошову компенсацію, роботодавець (за бажанням працівника) має надати відпустку без збереження заробітної плати тривалістю до 24 календарних днів у перший рік роботи на новому місці до настання шестимісячного терміну безперервної роботи. А ось відлік стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку починається з дати укладення трудового договору на новому підприємстві.

Якщо ж працівник, переведений на інше підприємство, повністю або частково не використав щорічні основну та додаткові відпустки та не отримав за них грошову компенсацію, то до стажу роботи, що дає право на щорічні основну та додаткові відпустки, зараховується час, за який він не використав ці відпустки за попереднім місцем роботи.

Тривалість відпусток

Тривалість щорічної відпустки становить не менше ніж 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який слід відліковувати від дня укладення трудового договору. (ст. 75 КЗпП, ст. 6 Закону про відпустки).

Загальна тривалість щорічних основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірських роботах, — 69 календарних днів (ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки).

Щорічна основна та додаткова відпустка за бажанням працівника можуть надатися одночасно чи окремо.

У чинному законодавстві передбачено також більшу тривалість ніж 24 к. д. відпусток для певних категорій працівників (ст. 6 Закону про відпустки).

Відпустки незалежно від режимів та графіків роботи розраховуються у календарних днях відповідно до ч. 1 ст. 5 Закону про відпустки.

Не враховується під час визначення тривалості відпустки:

• дні тимчасової непрацездатності працівника;
  
  
• відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
  
  
• святкові й неробочі дні (ст. 73 КЗпП), що припадають на відпускний період (ст. 781 КЗпП).

Слід зазначити, що щорічна відпустка переноситься на інший період або продовжується у разі тимчасової непрацездатності працівника.

Новий термін надання відпустки, що перенесли, встановлюється за згодою між працівником і роботодавцем.

Надання невикористаної частини відпустки одразу після одужання працівника чи перенесення її на інший період провадиться шляхом видання роботодавцем відповідного наказу на підставі листка тимчасової непрацездатності працівника та його заяви.

Оскільки у законодавстві йдеться про тимчасову непрацездатність працівника, то у разі догляду під час щорічної відпустки за хворою дитиною (чи іншими членами сім’ї) відпустка не продовжується.

Підставою для перенесення чи продовження щорічної відпустки є також виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати, збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням та настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

Коли надається відпустка на підприємстві вперше

Право працівника на щорічну основну та додаткову відпустку повної тривалості у перший рік роботи настає після того, як працівник безперервно пропрацює більше ніж півроку. Проте деякі категорії працівників мають право на отримання відпустки до 6-місячного терміну (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).

Зверніть увагу: якщо відпустка надається раніше (до настання 6-місячного строку), то її тривалість слід розраховувати пропорційно (лист Мінпраці від 27.03.2013 р. № 321/13/84-13).

Правом на відпустку до настання 6-місячнго строку можуть скористатися такі категорії працівників:

1) жінки — перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

2) особи з інвалідністю;

3) особи віком до вісімнадцяти років;

4) чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;

5) особи, звільнені після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, військової служби за призовом осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання;

6) сумісники — одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;

7) працівники, які успішно навчаються у навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;

8) працівники, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку й не одержали за неї грошової компенсації;

9) працівники, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;

10) батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;

11) у інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).

Щорічну відпустку можна поділити на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.

За перший й другий рік роботи щорічні відпустки надаються у будь-який час робочого року відповідно до затверджених графіків. Але певним категоріям працівників щорічні відпустки надаються у зручний для них час, зокрема особам з інвалідністю. Особам віком до 18 років, жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, одинокій матері (батьку), ветеранам праці та особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною та ін.(ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки).

А як щодо відпусток за особливий характер роботи?

Згідно зі ст. 8 Закону про відпустки, щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці надається окремим категоріям працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується у особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я (додаток 2 до постанови КМУ від 17.11.1997 р. № 1290).

Зокрема, до таких відпусток належить щорічна відпустка, яка має надаватися працівникам, що працюють за комп’ютером.

Документальне оформлення щорічних відпусток: покроковий алгоритм

КРОК 1. Створення графіку відпусток

Часто роботодавці запитують: наскільки обов’язковим є створення графіку відпусток? І якщо так, то які відпустки при цьому враховувати?

Створення графіку відпусток є обов’язковим для всіх роботодавців, оскільки воно передбачено ст. 10 Закону про відпустки. В ній чітко зазначено: черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілки (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводиться до відома всіх працівників.

При цьому, дія Закону про відпустки поширюється на всі категорії роботодавців. А отже, вимога складати такий графік стосується і фізосіб, які використовують найману працю. А відсутність такого графіку у роботодавців матиме однакові наслідки, незалежно від кількості працівників, або того, ким є роботодавець.

Зверніть увагу: відсутність у роботодавця графіку відпусток є підставою для притягнення посадових осіб до адміністративної відповідальності за ст. 41 КУпАП (штраф від 30 до 100 н.м.д.г. — від 510 до 1700 гривень), що підтверджується судовою практикою. Такий самий штраф за порушення законодавства про працю застосовується і щодо громадян — суб’єктів підприємницької діяльності. Щоправда, для такого штрафу існує граничний строк застосування, встановлений ст. 38 КУпАП.

Крім цього, не забуваємо, що ст. 265 КЗпП передбачено окремий штраф за «порушення інших вимог трудового законодавства» — у розмірі 1 мінімальної зарплати. Саме цей штраф зможе застосувати інспектор з праці, в розмірі мінімальної зарплати, який діятиме на момент виявлення порушення, і строків давності тут немає.

Тепер щодо того, на які види відпусток складається такий графік. Сама назва ст. 10 Закону про відпустки дає уявлення про це — «Порядок надання щорічних відпусток». Отже, при складанні графіку треба враховувати дані саме про щорічні відпустки.

При цьому слід враховувати те, що графік відпусток складається на певний рік і заздалегідь. А фактична кількість використаних працівниками відпусток може відрізнятися від запланованої.

Чи можна вносити зміни до графіку відпусток (наприклад, щодо новоприйнятих працівників)?

Так, можна, хоча Закон про відпустки про це не говорить. Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 р. № 475/13/116-15 зазначало, що:

1) В Україні продовжують діяти Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені Держкомпраці СРСР за погодженням з ВЦРПС від 20.07.1984 р. Пункт 20 Типових правил передбачає, що графіки відпусток складаються на кожен робочий рік не пізніше 5 січня.

2) У випадку укладення трудового договору з працівником після затвердження графіка відпусток до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення.

Крім цього, слід враховувати, що при складанні графіка надання відпусток ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку. А ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки визначені категорії осіб, за бажанням яких щорічні відпустки надаються в зручний для них час. Тому Мінсоцполітики в наведеному вище листі наголошує: при складанні графіка відпусток (чи внесенні до нього змін) роботодавець враховує побажання зазначених категорій працівників.

Переважне право на отримання відпустки у зручний час надано:

• особам віком до 18 років;
  
  
• інвалідам;
  
  
• жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
  
  
• жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
  
  
• одинокій матері (батьку), яка виховує дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одну або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
  
  
• дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
  
  
• ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
  
  
• ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону від 22.10.1993 р. № 3551;
  
  
• батькам — вихователям дитячих будинків сімейного типу;
  
  
• в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Чи треба під час складання графіку відпусток враховувати сумісників?

Так, треба. У сумісників такі ж самі права на відпустку, як і в тих, хто працює за основним місцем роботи. І навіть більше.

Сумісникам щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи в перший рік роботи на підприємстві за їхнім бажанням надаються одночасно з відпусткою за основним місцем роботи. Звісно, визначити на початку календарного року, чи виявить такий сумісник бажання скористатися цим правом, неможливо. Тож, якщо на стадії створення графіку такої інформації у роботодавця немає, він має право (але не зобов’язаний) внести зміни до графіку після того, як працівник виявить це бажання.

Чи можна поділити в графіку відпустку на частини?

Так, звісно. За домовленістю сторін відпустку можна планувати частинами.

Але при цьому слід враховувати правила поділу відпусток, встановлені ст. 12 Закону про відпустки. І пам’ятати, що основна безперервна частина щорічної відпустки має становити не менше 14 календарних днів.

Звісно, працівник може мати право на кілька щорічних відпусток (їх перелік наведено у п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки). На нашу думку, в такому випадку правило поділу має виконуватися окремо щодо кожної з таких відпусток.

В якій формі складається графік відпусток?

На сьогодні законодавством України не передбачено типової форми графіка надання відпусток. Тому кожен роботодавець має право скласти його у довільній формі або розробити власну форму (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10).

У графіку надання відпусток, як правило, зазначається місяць початку використання відпустки, інколи — місяць початку відпустки і місяць її закінчення чи конкретна дата початку відпустки.

Чому ж така неточність? Справа в тому, що за тією ж ст. 10 Закону про відпустки, конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Тому, в графіку можна зазначити і більш точні дати початку та закінчення відпусток працівників (це не заборонено), але навряд чи це доцільно робити заздалегідь. Тим більше, що попереджати працівника про ці дати доведеться окремо (про що далі).

КРОК 2. Створення резерву відпусток

Підприємства мають створювати резерв забезпечення для щорічних основних і додаткових відпусток та для додаткових відпусток для працівників з дітьми.

Разом з тим резерви можуть не створювати (п. 8 розд. І П(С)БО 25) суб’єкти мікропідприємництва (незалежно від системи оподаткування).

Нагадаємо, що, згідно зі ст. 55 ГКУ суб’єкти мікропідприємництва — це, зокрема, юрособи будь-якої організаційно-правової форми та власності, у яких за останній календарний рік середньооблікова чисельність працівників не перевищує 10 осіб і річний дохід не перевищує суму, еквівалентну 2 млн євро за середньорічним курсом НБУ.

Однак, у 2018 році це визначення може змінитися (оскільки це передбачено Прикінцевими та перехідними положеннями Закону від 05.10.2017 р. № 2164). Відповідні зміни можуть бути внесені і до П(С)БО 25.

КРОК 3. Попередження про початок відпустки

Як ми зазначали вище, конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Зверніть увагу, форму повідомлення про дату початку відпустки законодавчо не встановлено. Таким чином, повідомлення має довільний характер. Те саме стосується і документу, яким можна оформити узгодження конкретного періоду надання відпустки. На практиці для цього часто використовують заяву від працівника. Але насправді, для цього достатньо і наказу про надання відпустки. Про що далі.

КРОК 4. Заява на відпустку

До кроку 4 (отримання заяви на відпустку від працівника) слід переходити, якщо працівник не погоджується зі строками у раніше складеному графіку відпусток (або в разі відсутності такого графіку у роботодавця, або відсутності такої відпустки в цьому графіку).

Якщо ж працівника влаштовує попередньо узгоджений графік, то відразу переходимо до кроку 5 (складання наказу про надання відпустки).

Тобто, якщо інтереси виробництва та інтереси працівників, які враховувалися під час складання графіку відпусток, не співпадають, тоді працівник пише заяву про надання йому відпустки. Та остаточне рішення, чи надавати таку незаплановану відпустку, приймає керівник (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10). Якщо, звісно, така відпустка не належить до тих, які надаються працівнику обов’язково і тоді, коли він забажає.

Але бувають випадки, коли наказ на відпустку є і працівник згоден із періодом відпустки, що в ньому зазначений, але фізично не може скористатися такою відпусткою. Або роботодавець порушив порядок надання відпустки.

Ось в цьому випадку потрібно заява працівника і складання наказу про перенесення або подовження відпустки на її невикористану частину.

Як зазначається в ст. 11 Закону про відпустки, щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі:

• порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;
  
  
• несвоєчасної виплати роботодавцем відпускних.

Щорічна відпустка має бути перенесена на інший період або ж продовжена за таких обставин:

• тимчасова непрацездатність працівника;
  
  
• виконання працівником держаних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
  
  
• настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
  
  
• збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку із навчанням.

КРОК 5. Наказ про надання відпустки

Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки краще використати типовий форму № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».

Але ця форма має рекомендований характер. Тож, на нашу думку, можна скласти наказ про надання відпусток у довільній формі. В такому випадку наказ про надання відпусток можна видати відразу на декількох працівників та призначити осіб, які будуть тимчасово виконувати обов’язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку.

КРОК 6. Табелювання працівників

Типова форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу» також надається як рекомендована для застосування, а отже, не є обов’язковою. Роботодавець цілком може встановити власну форму для такого обліку та порядок її складання.

Але зауважимо, що в типовій формі табелю зазначається відмітка про відпустку працівника:

• щорічні основні відпустки, зазначаються кодом «В» (або цифровим кодом «08»);
  
  
• щорічні додаткові відображають з кодом «Д» (або цифровим кодом «09»).

КРОК 7. Оплата відпускних

Щорічні (основна та додаткові) відпустки надаються працівникам зі збереженням на їх період місця роботи та зарплати (ст. 74 КЗпП).

Працівникам заробітна плата за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку (ст. 115 КЗпП).

Зверніть увагу: у зазначеній нормі йдеться про календарні дні (лист Мінсоцполітики від 26.06.2009 р. № 155/13/116-09). Якщо, наприклад, перший день відпустки — 15 число, то останнім днем виплати заробітної плати за час відпустки є 11 число, якщо перший день відпустки — понеділок (22 червня), то останнім днем виплати заробітної плати є четвер (18 червня).